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Definitionsphase

Ist ein Problem erst mal definiert, so ist es bereits halb gelöst — Henry Ford

  1. Problem- und Ursachenanalyse: Das wahrgenommene Ausgangsproblem wird präzise beschrieben. Anschließend werden die Ursachen analysiert. Als Darstellungsformen eignen sich besonders Mind-Maps, Ursache-Wirkungsdiagramme und Tabellen.
    Die Analyse gehört zu den wichtigsten Phasen eines Projektes, insbesondere in Bezug auf Anfordungen und ggf.
    späteren Fehleranpassungen. Die folgende Taballe zeigt das exponentielle Wachstum des Kostenfaktors bei fortschreitenden Projektverlauf (Projektphase: Kostenfaktor).

    Projektverlauf Kostenfaktor
    2 Voruntersuchung
    5 Grobkonzept
    10 Feinkonzept
    50 Programmierung
    100 Probebetrieb
    200 Einsatz

    Auch muss man für den Projektverlauf die Einführungsmethode des Projektergebnisses festlegen, z.B. Direkt-, Stufen-, Parallel- oder Probeeinführung.

  2. Klärung der Projektziele:
    Übergreifende Projektziele/Leitfrage: Was genau möchte der Auftraggeber im Rahmen des Projektes erreichen? Projektziele sollten gemeinsam mit dem Auftraggeber in einen Workshop entwickelt werden
    Ein Projektziel erfüllt folgende Funkionen

    • Präzisierungsfunktion: Der Projektauftrag wird präzisiert/konkretisiert/detailreicher.
    • Orientierungsfunktion: Die Projektmitglieder können sich immer an den betreffenden Zielen orientieren.
    • Motivationsfunktion: Das Erreichen von Zielen motiviert die Projektmitglieder.
    • Kontrollfunktion: Der Erfolg des Projektteams kann anhand konkreter Projektziele objektiv gemessen werden.

    Man unterscheidet zwischen

    • Sachzielen: Die Ziele, die in das Projektergebnis münden oder was am Ende dabei herauskommt.
    • Kostenzielen: Die definierten Teil- und Gesamtkosten.
    • Terminzielen: Die definierten Meilensteine und der vereinbarte Endtermin.

    Ziele müssen SMART sein: Spezifisch (eindeutige Formulierung), Messbar, Akzeptiert, Realisierbar, Terminierbar.
    Ziele sollte keine unnötigen Lösungswege vorwegnehmen.

  3. Anforderungskatalog erstellen: Auf Basis der Projektziele wird ein detaillierter Anforderungskatalog erstellt.
  4. Entwurf: Projektergebnis/Lösungskonzept: Ein Entwurf des Projektergebnisses wird erstellt, der den Anforderungen gerecht wird, z.B. Design bei Websiteerstellung, Grundriss bei Immobilien. Beantwortung der Leitfrage: Wie kann ein Projektergenis (Lösungskonzept) konkret aussehen, welches den Anforderungen des Auftraggebers gerecht wird?
    – understand the outcome
    – be critical to customer’s ideas
    – clearly define the scope of works
    – price right (+15% riscs)
    – get it in writing; anythings else is extra, but predetermined premium ratefor additional work

    Understand what your client wants to achieve
    Collaborate with your client to produce a solution
    Define the scope of works that will provide that solution
    Price the solution in a manner that reduces the likelihood of overrun
    Agree the details of the service delivery in writing

  5. Durchführbarkeitsanalyse: Zur Durchführungsanalyse gehört eine technische Machbarkeitsanalyse, eine Risikoanalyse und eine Wirtschaftlichkeitsanalyse. Auch sollten Vorstudien als Entscheidungsgrundlage dienen, zumindestens bei Großprojekten.
  6. Projektauftrag/-vertrag: Ein Projektauftrag/-vertrag sollte mindestens folgende Dinge enthalten: Projektleiter, -anlass, -ziele, Ressourcen, Schnittstellen, Randbedingungen, Termine und Meilensteine. Es sollten auch Befugnisse und Erreichbarkeit des Auftraggebers geklärt werden.
  7. ProjektorganisationEin Projektleiter wird ernannt und ein Projektteam zusammengestellt. Auf gar keinen Fall werden mehrere Projektleiter ernannt, nur eine Person leitet das Projekt! Beim Projektleiter geht Sozial- und Methodenkompetenz vor Fachkompetenz. Er muss mit angemessenen Weisungsbefugnissen ausgestattet sein und sollte ein Mitspracherecht bei der Mitarbeiterauswahl haben. Die Rahmenorganisation, wie die Projektkoordination und den Schnittstellen zu anderen Projekten, übernimmt der Projektleiter. Die Projektinfrastruktur, wie ein Projektinformationssystem und die Frage “Wer informiert wann und wen über was?”, muss bestimmt werden.
  8. Kick-Off-Meeting: Das Kick-Off-Meeting sollte so früh wie möglich stattfinden. Der Informationsstand wird abgeglichen, die Teammitglieder lernen sich kennen, die Rolle und Erwartung der Teammitglieder geklärt, die Projektorganisation wird vorgestellt und Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen werden verteilt.