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Definitionsphase

  1. Problem- und Ursachenanalyse: Das wahrgenommene Ausgangsproblem wird präzise beschrieben. Anschließend werden die Ursachen analysiert. Als Darstellungsformen eignen sich besonders Mind-Maps, Ursache-Wirkungsdiagramme und Tabellen.
  2. Klärung der Projektziele:
    Ein Projektziel erfüllt folgende Funkionen

    • Präzisierungsfunktion: Der Projektauftrag wird präzisiert/konkretisiert/detailreicher.
    • Orientierungsfunktion: Die Projektmitglieder können sich immer an den betreffenden Zielen orientieren.
    • Motivationsfunktion: Das Erreichen von Zielen motiviert die Projektmitglieder.
    • Kontrollfunktion: Der Erfolg des Projektteams kann anhand konkreter Projektziele objektiv gemessen werden.

    Man unterscheidet zwischen

    • Sachzielen: Die Ziele, die in das Projektergebnis münden oder was am Ende dabei herauskommt.
    • Kostenzielen: Die definierten Teil- und Gesamtkosten.
    • Terminzielen: Die definierten Meilensteine und der vereinbarte Endtermin.

    Ziele müssen SMART sein: Spezifisch (eindeutige Formulierung), Messbar, Akzeptiert, Realisierbar, Terminierbar.

  3. Anforderungskatalog erstellen: Auf Basis der Projektziele wird ein detaillierter Anforderungskatalog erstellt.
  4. Entwurf: Projektergebnis/Lösungskonzept: Ein Entwurf des Projektergebnisses wird erstellt, der den Anforderungen gerecht wird, z.B. Design bei Websiteerstellung, Grundriss bei Immobilien.
  5. Durchführbarkeitsanalyse: Zur Durchführungsanalyse gehört eine technische Machbarkeitsanalyse, eine Risikoanalyse und eine Wirtschaftlichkeitsanalyse. Auch sollten Vorstudien als Entscheidungsgrundlage dienen.
  6. Projektauftrag/-vertrag: Ein Projektauftrag/-vertrag sollte mindestens folgende Dinge enthalten: Projektleiter, -anlass, -ziele, Ressourcen, Schnittstellen, Randbedingungen, Termine und Meilensteine
  7. ProjektorganisationEin Projektleiter wird ernannt und ein Projektteam zusammengestellt. Auf gar keinen Fall werden mehrere Projektleiter ernannt, nur eine Person leitet das Projekt! Beim Projektleiter geht Sozial- und Methodenkompetenz vor Fachkompetenz. Er muss mit angemessenen Weisungsbefugnissen ausgestattet sein und sollte ein Mitspracherecht bei der Mitarbeiterauswahl haben. Die Rahmenorganisation, wie die Projektkoordination und den Schnittstellen zu anderen Projekten, übernimmt der Projektleiter. Die Projektinfrastruktur, wie ein Projektinformationssystem und die Frage “Wer informiert wann und wen über was?”, muss bestimmt werden.
  8. Kick-Off-Meeting: Das Kick-Off-Meeting sollte so früh wie möglich stattfinden. Der Informationsstand wird abgeglichen, die Teammitglieder lernen sich kennen, die Rolle und Erwartung der Teammitglieder geklärt, die Projektorganisation wird vorgestellt und Aufgaben und Qualifizierungsmaßnahmen werden verteilt.