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IST-Analyse

Die Ist-Analyse dient der Erfassung des gegenwärtigen Aufbaus und der gegenwärtigen Abläufe. Ziel ist eine Steigerung der Wertschöpfung durch einen optimierten Aufbau und optimierter Abläufe.

Bei der Ist-Analyse unterscheidet man zwei Arten von Erhebungen. Bei der Primärerhebung werden für ein Untersuchungsziel gezielt Daten erhoben. Bei der Sekundärerhebung werden schon vorhandenen Daten für ein Untersuchungsziel ausgewertet.
Die folgenden tabellarisch aufgelistete Methoden können für die Ist-Analyse verwendet werden.

­Vergleich

Klassifizierung

ABC-Analyse

Die wichtigen Dinge (z.B. umsatzkräftige Kunden, teure Produkten; =A) werden von den unwichtigen Dingen (z.B. günstigere Produkte mit hohen Produktionskosten; =C) getrennt.

Benchmarking

Systematischer Vergleich von Unternehmen/Prozessen/Produkten mit Ermittlung einer Rangfolge der Unternehmen/Prozesse/Produkte. Der Vergleich wird von unabhängigen Institutionen durchgeführt.

Portfoliotechnik

Produkte in die Stadien des Produktlebenszyklus einteilen

Produkt

Kosten

Markt-wachstum

Marktanteil

?-Produkt

Nachwuchsprodukt

hoch

unsicher

niedrig

Starprodukt

hoch

hoch

hoch

Cash-Cow-Produkt

niedrig

gering

hoch

Dog-Produkt Problemprodukt

gering/

sinkend

gering/

sinkend

Referenzanalyse

Der Ist-Zustand wird mit einem Referenzmodell verglichen.

Stärke-Schwäche-Analyse

Im Vergleich zu Mitbewerbern werden Stärken und Schwachstellen in den Abläufen herausgearbeitet.

Arbeitsablauf-/

Workflow-/

Geschäftsprozess-/

Vorgangsketten-analyse

Die Arbeitsabläufe/Workflows/Geschäftsprozesse/Vorgangsketten werden durch Diagramme modelliert und visualisiert, anschließend einer Kritik unterworfen und ein Soll-Konzept erarbeitet.

Definition Arbeitsablauf: Arbeitsabläufe sind Tätigkeiten die ein Mitarbeiter durchführt.

Definition Workflow: Workflows sind rechnergestützte Arbeitsabläufe

Definition Geschäftsprozess: siehe Geschäftsprozessorientierung

Definition Vorgangskette: Eine Vorgangskette ist ein Ablauf aus mehreren Einzelschritten der nicht unmittelbar der Wertschöpfung dient (im Gegensatz zum Geschäftsprozess).

Befragung

Audits

Anhörungen, Befragungen und Untersuchungen durch Auditoren (im Rahmen einer Qualitätssicherung (QS))

Fragebogenmethode Fragenkataloge

Durch die beschränkten (geschlossen/offen = vorgegebene/freie) Antwortmöglichkeiten und der fehlenden Flexibilität eher für Routineaufgaben geeignet.

Interview

Durch die Möglichkeit Nachfragen zu stellen, eignet sich das Interview besonders für komplexe Themen. Es ist zudem auch sehr flexibel.

Fehler-/Reklama-tionsberichte

Die Fehler- und Reklamationsberichte werden analysiert.

Beobachtung

Dauerbeobachtung

Die Dauerbeobachtung ermöglicht eine Erfassung von Arbeitsauslastung und Störquellen, ist aber sehr kostenintensiv.

Multimoment-beobachtung

Einen Multimomentbeobachtung ist weniger kostenintensiv als eine Dauerbeobachtung, weil sie aus mehreren Momentbeobachtungen besteht. Zudem ist die Multimomentbeobachtung weniger anstrengend für die beobachten Mitarbeiter. Es besteht aber auch die Gefahr, dass ein ggf. verfälschtes Bild entsteht, weil nicht alles beobachtet werden kann.

Einbeziehung der Mitarbeiter

Betriebliches Vorschlagswesen

Die Mitarbeiter werden aufgefordert/ermuntert Verbesserungen (schriftlich) vorzuschlagen.

Klagemauer

Die Mitarbeiter sollen Missstände und Fehler, deren möglichen Ursachen und mögliche Maßnehmen zur Behebung nennen und an der „Klagemauer“ schriftlich fixieren.

Selbstaufschreibung

Die Mitarbeiter sollen ihre Abläufe selbstständig dokumentieren.

Checklistenanalyse

Abläufe und Aufbau werden durch Standardfragen analysiert. Die Checklisten können sowohl von Mitarbeitern als auch von Auditoren (z.B. durch Befragung oder Beobachtung) ausgefüllt werden.

Fünf-W-Fragen

Mängel werden in mehreren Runden immer tiefer durch die fünf „W“ (Was?, Wo?, Wann?, Wem?, Warum?) analysiert bis man zum Kernproblem gelangt.

REFA

Für Abläufe werden durch REFA-Methoden (Zeitstudien des Verbandes für Arbeitsstudien) Vorgabezeiten ermittelt, damit Abläufe schneller/schlanker werden.