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Definition Organisation

Aus wirtschaftlicher Sicht sind folgende zwei Bedeutungen des Begriffes „Organisation“ wichtig: einmal bezeichnet Organisation die Tätigkeit vom planmäßiges Gestalten von Regeln und vom strukturieren, zum anderen bezeichnet Organisation den Zustand einer künstlich geschaffenen Ordnung.

Wirtschaftlich betrachtet ist Organisation ein System von Regelungen, das regelt was (z.B. Aufgaben), wann (z.B. welche Aufgaben müssen vorher bearbeitet werden), von wem (z.B. Mitarbeiter, Abteilungen) und wie ausgeführt wird und dem Unternehmen eine Struktur gibt.

Je nach zeitlicher Auslegung der Regelungen unterscheidet man die Organisationsgrade Organisation, Disposition und Improvisation. Die Organisation ist ein System von dauerhaften generellen Regelungen und bietet dadurch Stabilität. Die Disposition ist ein System von fallweisen Regelungen, die schon vorab für Einzelfälle geplant worden sind und bietet dadurch Flexibilität. Die Improvisation ist ein System von spontanen Regelungen für unerwartete Situationen und dient der Wirtschaftlichkeit.

Eine Organisation muss mehrere Grundsätze befolgen:

  • Zweckmäßigkeit: Die Organisation muss den Unternehmenszielen dienen. Eine realistische Einschätzung und eine exakte Planung sind nötig, um eine Unter- bzw. Überorganisation zu verhindern.
  • Wirtschaftlichkeit: Die Organisation muss (wie jede betriebliche Entscheidung) dem ökonomischen Prinzip folgen.
  • Klarheit: Die Organisation muss eindeutig und nachvollziehbar sein, um Missverständnisse und dadurch Zeit und Fehler zu verhindern.
  • Stabilität und Flexibilität: Die Organisation muss gleichzeitig stabil sein um einen klare Struktur zu bieten und zum anderen flexibel genug sein, um sich an neue Gegebenheiten anzupassen.
  • Gleichgewicht: Die Organisation muss sich im organisatorischen Gleichgewicht befinden. Dauerregelungen (Stabilität) und fallweise Regelungen (Flexibilität) und Über- und Unterorganisation müssen in einen ausgewogenen Verhältnis zueinander stehen.

Regelkreis der OrganisationDie nebenstehende Abbildung zeigt den Regelkreis der Organisation. Ausgehend von der Definition der Ziele (Zielsetzung) wird das System (Organisation ist ein System von Regelungen) geplant (Planung). Es wird die Entscheidung getroffen, ob die Planung den Anforderungen genügt. Wenn die Anforderungen erfüllt werden, geht es mit der Durchführung weiter, andernfalls wird die Phase der Planung (und ggf. der Zielsetzung) wiederholt. Nach der Durchführung ist das System eingerichtet und wird anschließend kontrolliert, ob es weiterhin den ggf. neuen Anforderungen genügt. Wenn es nicht ausreicht, beginnt der Regelkreis von neuem. Die Kommunikation ist das Schlüsselelement, das in jeder Phase und phasenübergreifend eingesetzt werden soll/muss.

Die betriebliche Organisation wird in die zwei Teilbereiche Aufbau- und Ablauforganisation untergliedert. Die Aufbauorganisation gliedert den Betrieb in funktionsfähige Einheiten (z.B. Stellen, Abteilungen) und überträgt diesen Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen und Zuständigkeiten. Sie gibt Informations- und Anweisungswege und Führungsformen und -techniken vor. Die Ablauforganisation regelt den funktionalen, zeitlichen und räumlichen Arbeitsablauf, so dass Kapazitäten (Mitarbeiter, Betriebsmittel) optimal eingesetzt werden.

Aufbauorganisation

  • Gliederung des Betriebes in funktionsfähige Einheiten
  • Übertragung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung auf die Mitarbeiter
  • Festlegung eines Systems von Informations- und Anweisungswegen
  • Entwicklung von Führungsformen und -techniken

Ablauforganisation

regelt den

  • funktionalen Arbeitsablauf
  • zeitlichen Arbeitsablauf
  • räumlichen Arbeitsablauf und dient dem optimalen Einsatz vorhandener Kapazitäten an Mitarbeitern und Betriebsmitteln